Implantamos un nuevo proceso para la gestión de los riesgos legales

“Desde diciembre de 2018, fecha en la que iniciamos este proyecto de Gestión de Riesgos Legales (GRL), hasta este segundo trimestre de 2020 se ha desarrollado un intenso trabajo de campo. Se han identificado los riesgos legales a los que están expuestas las áreas de la empresa según su actividad y se han definido las medidas que pueden mitigar estos riesgos”, explica Natalia Vera, responsable de Servicios Legales y Buen Gobierno de Volkswagen Navarra. 

¿Y cómo se ha desarrollado esta labor? ¿Qué pasos se han dado en estos meses? “Impulsado por el Consejo de Administración y el Comité Ejecutivo de Volkswagen Navarra, este proyecto nos ha hecho trabajar al detalle y teniendo en cuenta los aspectos propios de cada una de las áreas. Gracias a la colaboración de un grupo de expertos en temas legales y con la ayuda de compañeros de la fábrica se han conseguido analizar numerosos aspectos: funciones de departamentos, descripciones de puestos, procedimientos, documentos…”, detalla Leyre Goya, del departamento de Servicios Legales y Buen Gobierno.

Más de 1.000 documentos revisados

El trabajo de campo realizado en nuestra fábrica en estos meses deja cifras muy relevantes: 1.101 riesgos legales detectados, 1.173 medidas detectadas, 409 funciones analizadas, 1.017 documentos revisados y 231 medidas recomendadas. 

Tras la elaboración y la organización de este trabajo, Vera concreta las posibilidades que plantea el nuevo escenario: “Ahora toda la información y los indicadores obtenidos pasan a estar volcados en la nueva herramienta, que permite centralizar, en un mismo espacio, la gestión de los riesgos legales de Volkswagen Navarra. Tras las formaciones que vamos a desarrollar sobre el nuevo software, calculamos que van a ser unos 135 trabajadores los que tengan acceso a la herramienta. Ellos van a realizar, a través del Portal de Integridad y Compliance, el seguimiento de los riesgos identificados en cada área”. 

Antecedentes, contexto y mejoras 

Antes de la implantación de esta nueva herramienta en nuestra compañía, la gestión de los riesgos legales ya estaba presente en Volkswagen Navarra. Pero ¿cuáles eran las condiciones anteriores al desarrollo de este proyecto? ¿Cómo ha sido la evolución de Volkswagen Navarra en esta materia en los últimos años?

A raíz de las reformas operadas en los últimos años en el Código Penal español, se incorpora la responsabilidad penal de las personas jurídicas, en su artículo 31 bis. Volkswagen Navarra gestiona programas de compliance penal desde 2015, ya que las empresas se ven obligadas a prevenir la comisión de delitos y fomentar la cultura del cumplimiento normativo. Ahí es donde se centran los programas de compliance en España, obligación no existente en Alemania.

“En este sentido —añade Natalia Vera—, los riesgos legales ya se han venido gestionando por procesos de gestión de riesgos que están implantados en la compañía, pero con este nuevo sistema conseguimos dar un paso más. El proyecto GRL no abarca sólo el riesgo penal, sino los riesgos legales de todo tipo. Esta nueva herramienta facilita la gestión de los riesgos legales a través de un único software, nos hace avanzar en claridad y seguridad y nos permite ajustarnos, y esto es muy importante, a las exigencias de nuestro ordenamiento jurídico, con matices diferentes a los que poseen otros países como Alemania o Francia”.

Proyecto alineado con la estrategia Together4Integrity

La gestión de riesgos, muy presente en nuestra fábrica, constituye, además, uno de los cinco pilares que conforman Together4Integrity, la estrategia de integridad y cumplimiento normativo del Grupo Volkswagen. Este pilar, como se recordará, subraya que los riesgos derivados de la ética y del cumplimiento normativo deben ser identificados, asignados a un responsable, gestionados y mitigados.