Inventarios, factor clave en el negocio

 Los inventarios son un elemento muy importante para el  desarrollo de las actividades productivas  de cualquier empresa, ya que ayudan a asegurar la disponibilidad de piezas para la fabricación, evitando riesgos de pérdidas de producción y de obsolescencia. David Goya, responsable de Inventarios y Control de Stocks, y Miguel Ángel Marcos, responsable de Gestión de Contenedores, conocen de primera mano su transcendencia, ya que se encargan de gestionar los inventarios —de piezas y de contenedores respectivamente—, que se realizan en Volkwagen Navarra desde Gestión de Materiales.

Inventarios de piezas

Controlar el stock que hay en fábrica significa vigilar en todo momento, en almacén y en línea, la cantidad de material que tenemos de cada una de las referencias que compramos para ser ensambladas en el coche. Para ello utilizamos el sistema informático SAP, que gestiona los stocks. El material va avanzando por los distintos puntos de la cadena logística. Son movimientos que se ajustan a las operaciones de la fábrica, pero ese stock no deja de ser teórico: cualquier fallo, desviación o incidencia en el proceso puede hacer que las existencias teóricas no se correspondan con las reales. “Aquí, el inventario de piezas cobra una especial relevancia, que consiste, principalmente, en comprobar que el ‘stock’ teórico coincide con el real”, explica David Goya. “En el inventario de una pieza lo importante no es tener mucho o poco ‘stock’, sino tener el que decimos que tenemos”, puntualiza. “La no fiabilidad del dato puede producir una rotura de ‘stock’ y con ello una falta de piezas e incluso una parada de producción. Por otro lado, el valor económico de los ‘stocks’ debe ser lo más certero posible, ya que ese dato va directamente al balance”, explica Goya. 

Volkswagen Navarra realiza los siguientes tipos de inventarios:

Rotativos. Son los realizados por el controlador periódicamente, conforme a una planificación. En Volkswagen Navarra, un equipo realiza un inventario de las piezas diariamente para regularizar las posibles diferencias. El objetivo es tener inventariadas las piezas cada 90 días como mínimo, pues a mayor frecuencia, más exactitud del dato.

Esporádicos. Son los que se realizan a petición de Aprovisionamiento o cuando se detecta riesgo de falta de material. 

Inventario general. Es un hito del Consorcio que tiene lugar el último fin de semana de octubre de cada año. También afecta al control del ‘stock’ de contenedores y proporciona una ‘foto’ de todos los materiales de todas las plantas del Grupo. 

El control de ‘stock’ hace referencia a lo que esta en almacén y lo que está en la línea. “Cuando los coches pasan M100, punto de control de carrocerías que marca la entrada al taller de Montaje, el sistema SAP descuenta en línea esas piezas”. El recuento se registra en papel y luego se vuelca el dato de la cantidad y la secuencia en el sistema. “El SAP sabe cuál es la última secuencia que ha refrescado, y dice si hay diferencias entre el real y lo que él marca como teórico”, explica el responsable. Actualmente su equipo vive un momento de transición con la introducción de la tableta, que ahorra el paso del papel y supone volcar el recuento y la secuencia directamente en la aplicación. “Nuestro objetivo es tener las piezas controladas”, afirma Goya. Como herramienta para localizar riesgos usan una serie de listados, como faltas graves, piezas críticas o sobrestock en línea. Además, cuentan con una lista de seguimiento en la que van estudiando cuántas claves han recontado hace menos de 90 días; cuántas entre 90 y 120 días, y cuántas hace más de 120 días. “Nuestro objetivo es pasar todas al grupo de menos de 90 días”, dice David. Y concluye: “Concedemos mucha importancia a identificar la causa de la diferencia. Determinarla permite aplicar medidas correctoras y evita tener el error en el próximo inventario”.

“Lo importante no es tener mucho o poco ‘stock’, sino tener el que decimos que tenemos”

David Goya

Responsable de Inventarios y Control de ‘Stocks’

Inventarios de contenedores

Aunque los datos de este inventario no repercuten directamente en el balance, como sucede con el de piezas, también posee un impacto notable en el negocio. Según explica Miguel Ángel Marcos, “eso se debe a que pagamos alquiler por más de la mitad de los 180.000 contenedores que hay en la fábrica”. Una parte de ellos son propiedad de la fábrica, casi todos los utilizados en Prensas y en Chapistería; otra pequeña parte son propiedad de los proveedores, como los de motores o de las cajas de cambio, y el resto son propiedad de Behältermanagement (BM), un departamento que depende de Volkswagen Logistic. BM se encarga de invertir en contenedores, los pone a disposición de proveedores y plantas, y cobra un alquiler diario calculado en base a unos saldos que es muy importante tener controlados. 

La gestión de los contenedores se realiza a través del sistema LISON. “En él tenemos actualmente unas 300 cuentas abiertas, una por cada diferente tipo de contenedor. De ellos, 100 son propiedad de BM”, cuenta Miguel Ángel. “Cuando en Volkswagen Navarra recibimos las piezas que nos manda el proveedor, el dato del embalaje se vuelca a LISON y los contenedores que vienen en ese camión van a nuestra cuenta, incrementando nuestro saldo. Y cuando enviamos de vuelta los contenedores vacíos al proveedor, automáticamente se nos descuentan y es el proveedor el que paga por ellos”, explica Marcos. A las 12 de la noche, el sistema LISON hace una ‘foto’ de los saldos de todos los proveedores y plantas, y en base a esas cantidades BM cobra el alquiler diario. “Nos cobra, por tanto, por los contenedores que tenemos al final del día, no por los que movemos”, subraya Miguel Ángel. “Es importante no acumular contenedores vacíos y darles salida de fábrica lo más rápido posible, tanto por el espacio que ocupan como por el alquiler que supone”, recalca. 

Por su tipología, los contenedores se dividen en:

Universales. Son aptos para cualquier tipo de pieza.

Específicos. Son los diseñados para aquellas piezas que por temas de calidad deben ir sobre determinados soportes para no estropearse, como motores, cajas de cambio, volantes o cualquier tipo de pieza que vaya pintada. 

A su vez, por su tamaño, los contenedores (universales o específicos), pueden ser: 

GLTs, contenedores grandes, como el de los volantes o los airbags.

KLTs, contenedores pequeños, como los que se usan para tornillería.

“Unas 50 personas contamos los contenedores de toda la fábrica en aproximadamente 8 horas”.

Miguel Ángel Marcos

Responsable de Gestión de Contenedores

En el caso de los contenedores, no se hacen inventarios rotativos, se realiza el inventario general el último fin de semana de octubre. “Unas 50 personas contamos los contenedores de toda la fábrica en aproximadamente 8 horas”, comenta Marcos. Por otro lado, recalca, “es importante destacar el papel que realiza el Grupo para optimizar costes”. “Se utiliza un sistema de triangulación de contenedores, que consiste en que cada planta envía los contenedores vacíos que genera a los proveedores más cercanos a ella, aunque estos no le suministren piezas”. Estos proveedores los utilizarán para enviar piezas a sus destinos correspondientes. Igual que en el paso anterior, estas plantas enviarán los contenedores vacíos a las plantas que le indique el Grupo. “De esta manera se garantiza que todos los proveedores reciben contenedores vacíos cuando los necesitan y que el coste de su transporte sea el mínimo posible”, concluye.